Правила финансового планирования

Кроме того, в управлении финансами важное место занимает управленческая отчетность. Что это такое?

Управленческая отчетность – это совокупность внутренних отчетов предприятия, которые формируются на добровольной основе. Основная цель их составления– получение достоверной информации о состоянии дел предприятия на конкретную дату. Их нужно предоставлять руководству или собственникам предприятия.

Отсутствие простой и понятной владельцу бизнеса управленческой отчетности, зачастую ведет к банкротству компании. Чтобы этого не произошло, крайне важно четко рассчитывать точку безубыточности бизнеса.

Точка безубыточности – уровень дохода компании, который включает в себя операционную деятельность, дивиденды, расходы на развитие компании и подушка безопасности.

Необходимо всегда помнить о том, что любая коммерческая организация существует только с целью извлечения прибыли. Поэтому, если владелец вложился в свой бизнес, то он должен обязательно получить возврат своих инвестиций.

Отсутствие понимания точки безубыточности как владельцем, так и руководителем вносит большое замешательство в управление компанией. Здесь нужно иметь в виду, что деньги можно взять только у пациентов, а не из «кармана» учредителя. И когда денег не хватает, первым шагом нужно спланировать доход и проанализировать, какие именно доходы будут покрывать все расходы, включая дивиденды учредителя.

Если управленец этого не понимает, то как правило у учредителя денег нет, и он вынужден жить «менеджментом надежды», постоянно ожидая, что вложенные в компанию инвестиции ему вернутся.

Единственный способ с этим справиться, ввести жесткую систему управления финансами.

Система управления финансами – это комплекс мер и инструментов, который обеспечивает платежеспособность, финансовую устойчивость  и финансовую независимость компании, и приводит к росту активов и материальной части бизнеса.

Если говорить проще, то управление финансами – это система, помогающая контролировать деньги. Такая система способствует наведению порядка не только в области финансов, но и в других областях компании, например в маркетинге. Ведь для того, чтобы инвестировать в продвижение, нужно очень хорошо анализировать ROI – возврат инвестиций. Поэтому финансовый менеджер должен четко понимать, куда он инвестирует. Он, подобно банкиру, дает деньги организации на те или иные расходы с целью получения в дальнейшем прибыли.

Финансовый директор анализирует расходы и решает, на что выделять бюджет и насколько это может быть эффективным. Если он понимает, что какая-то статья расходов не принесет возврата инвестиций, то он ее «зарезает».

Например, прежде чем приобретать дорогостоящее оборудование, необходимо спрогнозировать его рентабельность. Насколько оно сможет окупиться. А это происходит далеко не всегда. Многие поставщики сулят окупаемость оборудования с оборота уже через полгода. Но это в корне неверно. Она должна рассчитываться с точки зрения инвестиций владельца и возврата с прибыли.

То же самое с зарплатой. Например, вы планируете взять новых сотрудников, но смотрите на свою точку безубыточности и понимаете, что если вы сейчас расширите штат, то значительно увеличите ФОТ. Поэтому, чтобы нанять новых сотрудников, нужно сначала увеличить доход. Или другая ситуация – без какого-то конкретного сотрудника вы не сможете увеличить доход. Например, без маркетолога. Таким образом, финансовый менеджер должен обязательно вникать в бизнес, а не просто заниматься цифрами и бухгалтерией. Он принимает активное участие в планирование дохода и расходов.   

Финансовое планирование — это процедура, основанная на стратегии компании, которая является элементом системы управления финансами. Она имеет свои правила и порядок действий, выполняя которые, компания становится платежеспособной, а финансовые показатели и прибыль растут.

А что мы понимаем под прибылью? Это доход, уменьшенный на сумму понесенных на ведение бизнеса затрат. Проще говоря, это то, что остается в распоряжении предпринимателя и что можно вложить в расширение бизнеса, либо забрать как дивиденды.

Кроме того важно понимать, что прибыль – это те деньги, которые вы получили ФИЗИЧЕСКИ, а не на бумаге и получили возможность их куда-то еще инвестировать.

Но зачастую в медицине бывает так, что владелец клиники вообще сидит без прибыли, сам работает врачом и зарабатывает около половины дохода своей компании. Он берет деньги на свою зарплату или столько, сколько ему нужно и в результате сидит без прибыли, либо вообще ничего не берет.  

Есть очень важные законы денег, которые обязательно нужно знать

Компания всегда будет стремиться потратить столько, сколько заработала и даже больше. Другими словами, увеличение оборота далеко не всегда приводит к увеличению прибыли. 

Доход компании в большей степени зависит от того, какое у ее владельца и сотрудников имеется мнение и понимание в отношении уровня потребностей.  То есть, если ваши сотрудники не знают точку безубыточности компании, то им кажется, что денег всегда хватает.

Человек или группа всегда постараются подогнать расходы под имеющийся доход. Чтобы создать прибыль, необходимо включить ее в перечень уровня потребностей, в виде действующего расхода и физически изымать из оборота.

Отсутствие понимания уровня необходимости обычно приводит к тому, то денег всегда не хватает. 

Поэтому владелец бизнеса должен четко просчитать все свои уровни необходимости, затраты, определить, сколько нужно денег и заложить туда и резервные средства, и бюджет на маркетинг, на развитие, и на свои дивиденды. После этого нужно подумать о том, как заработать требующийся доход и планировать его под все затраты.  

Однако бывает так, что оборот у клиники есть, а у собственника прибыли нет. Происходит это потому, что всем остальным наемным сотрудникам в принципе всего хватает. А если вдруг на что-то не хватает, то можно попросить деньги у владельца.

Поэтому деньгами должны управлять не все сотрудники, а отдельный обученный человек. Им может быть финансовый директор или владелец.

Финансовый директор в организации защищает интересы учредителя. Потому что   главная цель управленца – вкладываться в производство, оплачивать все счета, делать закупки. А цель учредителя – получать дивиденды. И эти цели очень часто разнятся. Ведь у управленца нет задачи зарабатывать учредителю дивиденды. Это цель финансового директора

Его основная задача – увеличить уровень потребностей и показывать сотрудникам расходы компании, чтобы они понимали, куда идут деньги.

Наличие эффективной системы финансового планирования в компании обеспечивает:

• Достижение целей компании по доходу и развитию.
• Увеличение уровня потребностей в доходе.
• Правильный обмен с сотрудниками. Здесь важен правильный ФОТ, основанный на KPI и результатах. Поэтому прежде чем нанимать сотрудника с высоким окладом или давать ему большой процент, всегда смотрите на свое финансовое планирование и думайте, какой вам нужен доход, чтобы держать ФОТ в рамках стандартного финансового планирования.
• Правильный обмен владельца и бизнеса. Нужно выстроить такую систему финансового планирования, при которой дивиденды учредителю будут выплачиваться по принципу налога. Есть у вас прибыль, нет у вас прибыль – вы все равно обязаны их выплатить.
• Увеличение материальной части активов компании. Материальной частью можно считать ваше оборудование. Его можно при необходимости продать или производить на нем больше дохода.
• Наличие резервов, которые в наше тревожное время жизненно важны. Рост финансовых показателей, тиражирование прибыли.

Таким образом финансовое планирование – это составление плана расходов компании, но также это и планирование дохода. Потому что, когда мы составляем план всех расходов у нас появляется точка безубыточности и понимание того, сколько нам нужно денег для жизнедеятельности. А если их не хватает, то нужно планировать доход.

Существуют следующие правила финансового планирования

1. ФП делается еженедельно. Основной отчетный период – неделя. Почему именно неделя? Когда вы делаете финансовое планирование раз в месяц, то деньги вы уже потратили. И все, что вы будете получать ежемесячно – это финансовый отчет. Однако финансовый отчет – это не финансовое планирование.
2. До процедуры ФП деньги не тратятся совсем. Именно поэтому планирование нужно делать раз в неделю. Всю неделю вы получаете от пациентов деньги и их не тратите. По понедельникам вы подбиваете все доходы, распределяете их по статьям расходов и только после этого тратите. Однако, не все счета должны быть оплачены сразу, а только те, которые одобрены на финансовом совете.
3. Процедура ФП – достижение стратегических целей.

Как делается еженедельная система ФП

1. Есть данные по доходу и структуре дохода. Сначала необходимо составить отчет за какой-то длительный период. Например, возьмите все свои расходы за 1 год и сделайте среднюю процентовку. Соберите все доходы и все расходы за год  и вычислите свою среднюю точку безубыточности. А дальше можно делать это на еженедельной основе и смотреть доход по каждому направлению.
2. Есть все необходимые заявки и счета на будущую неделю и они выносятся на финансовый совет. Далее в соответствии с основными статьями расходов совет решает, какие счета будут переданы в оплату на предстоящей неделе. Если денег не хватает, нужно подключать «мозговой штурм» и решить, что необходимо оплатить в первую очередь, что можно отложить, а какие расходы можно временно урезать. Основное правило – вы не можете потратить денег больше, чем заработали. 
3. Деньги не тратятся до процедуры ФП.
4. Бухгалтерия строго следует утвержденным на ФП расходам. Бухгалтер не может сам принять решение и оплатить какой-то счет без утверждения от финансового совета или учредителя. Если же происходит какой-то форс-мажор, то такая оплата может пройти в незапланированном режиме, но опять-таки, с одобрения владельца клиники и в счет следующей недели. Потому что доход рассчитывается в понедельник и расходы распределяются с понедельника по понедельник. Сначала все распределяем и только потом все оплачиваем.

Если вы будете следовать правилам финансового планирования, которые я привела в этой статье, то у вас не будут возникать кассовые разрывы и ситуации, когда денег ни на что не хватает.