Многозадачность против результативности: как успеть все?

Сегодня прошел урок программы «Повышение эффективности руководителя» для владельцев и управляющий медицинских центров, стоматологий и предприятий индустрии красоты. Мы разбирали вопросы многозадачности и продуктивности. Что же лучше: умение делать несколько дел одновременно или умение доводить начатое до конца? Если посмотреть на описание вакансий на сервисах по подбору персонала, то все работодатели в требованиях предъявляют «умение работать в режиме многозадачности», и только единицы пишут об умении доводить дела до логического конца.

Конечно, умение работать с разными задачами, выполнять множество функций, вести разнородные проекты — очень полезное качество. Но дело в том, что многозадачный режим работы может стать причиной многих проблем. Одна из них – низкая эффективность деятельности. К сожалению, это проблема большинства руководителей и сотрудников.

Ученые из Стэнфордского университета в результате исследований пришли к выводу, что параллельная работа над несколькими задачами менее эффективна, чем если выполнять действия последовательно. Участники исследования, которым давалась информация из разных источников подряд, не могли сосредоточить свое внимание, не помнили содержание сообщений, долго переключались с одной задачи на другую, чем их коллеги, которые выполняли действия последовательно. Также многозадачность снижает темпы работы. Помимо этого, исследования Лондонских ученых показали, что многозадачность снижает IQ.

Поэтому, прежде, чем браться за несколько дел одновременно, следует сосредоточиться на цели. Это важно и для повышения эффективности работы руководителя, и всех сотрудников клиники или салона красоты.

Чтобы не попасть в ловушку многофункциональности, следуйте этим советам:

1. Фокусируйтесь на цели действия. Помните о том, что важно достигнуть цели. И обратите внимание сотрудников, что главное сосредоточиться результате, достичь его.
2. Планируйте свой день. Желательно сделать в конце предыдущего дня. Утром вы будете знать, что нужно сделать, и не будете хвататься за новые дела.
3. Расставьте приоритеты. Сначала выполняются срочные и важные дела, далее по убывающей. Также и в постановке задач сотрудникам: расставляйте приоритеты в своих указаниях, обращайте внимание на текующую работу сотрдуника, что он должен приостановить, а что выполнить в короткие сроки.
4. Ставьте конкретные сроки. Это поможет дисциплинироваться и достигать поставленных целей.
5. Оставляйте время на форс-мажор. У всех бывали ситуации, когда планам мешали неожиданные повороты событий. О том как, избежать большинства «пожаров» я рассказываю на тренинге. И все же, срочные дела могут появиться в любой момент. Поэтому заранее прикиньте, сколько времени может потребовать та или иная срочная задача и оставьте «окно» в своем расписании.
6. Делегируйте. Определите круг вопросов, которые можно передать помощнику или заместителю.
7. Определите часы приема

Это очень важно, если вас будут постоянно дергать, спрашивать мнение, просить одобрения и т. д. Вы не сможете продуктивно поработать над задачами. Поэтому отведите в своем расписании время на прием, оповестите сотрудников.

Эти же рекомендации подойдет и для ваших сотрудников. Главное понимать, что выполнение множества дел одновременно не только не приведет к результатам, но и может угрожать эмоциональным выгоранием, стрессами. Берегите себя и свою команду!