Не хватает часов в сутках? Структурируем рабочие процессы!

Как проходит ваш рабочий день или неделя?  Можете ли вы с уверенностью сказать, что это продуктивный, насыщенный выполнением рабочих целей отрезок времени, по окончании которого вы с гордостью констатируете выполнение всего задуманного?

Если у вас так и получается, то вы – прекрасный специалист, но у большинства случается далеко не так. Это касается и простых сотрудников, но по большей части руководителей. Их жизнь напоминает битву по всем фронтам — с непредвиденными ситуациями, кризисом, чрезвычайными происшествиями, недовольными клиентами… и к этому плюсуются и проблемы их подчиненных.

Большинство руководителей сталкиваются с тем, что их сотрудники не умеют проявлять инициативу, а главное, и не хотят этого делать или брать на себя какую бы то ни было ответственность. Со всеми сложностями и непонятными моментами они бегут к начальству, «отфутболивают» на него всех недовольных, скидывают косяки.

А еще это постоянное «вдруг» и «внезапно» — многие специалисты по оптимизации рабочих процессов указывают на такие якобы неожиданные происшествия, которые на деле являются последствиями неправильно принятых решений, ошибок, попустительства персонала.  И со всем этим приходится справляться начальству.

Сколько так может продолжаться? Нужно разорвать замкнутый круг и начать что-то менять!

Советы по улучшению внутренней структуры работы

• Начните наблюдать за подчиненными.
• Фиксируйте, с какими проблемами они к вам приходят чаще всего.
• Проанализируйте, какие из «неожиданных» ситуаций повторяются регулярно.
• Отметьте¸ кто из сотрудников наименее результативен.
• Оцените отвлекающие факторы персонала – Интернет, ТВ, разговоры, перекуры, соцсети и т.д.
• Полученные данные нужно изучить, после чего вынести решение – оставлять ли проблемных сотрудников, вкладываться ли в их развитие, как именно искоренить все, не связанное с работой.

Однако, причина может крыться не только в некомпетентности подчиненных. Многие руководители, особенно уставшие от огромного объема работы и ответственности, склонны винить своих младших коллег, когда на деле ситуация может обстоять несколько иначе. Наблюдение за работой своих сотрудников и непредвзятый анализ помогут понять, кто же является краеугольным камнем.

Советы по улучшению внешней структуры работы

Часто вина за целый ряд проблем лежит на «проблемных» клиентах. Какие ситуации чаще всего случаются с такими сомнительными заказчиками?

• Внезапно отменяют заказ или посещение
• Постоянные просрочки в оплате услуг.
• Несвоевременная сдача документов.
• Отказ от общения с вашими подчиненными, попытка перейти на конфликт.
• «Случайные» происшествия – забыли о договоренностях, не выполнили свою сторону соглашения и т.п.

Что делать в подобной ситуации? Подойти к ней так же, как при оценке эффективности вашего персонала! Проанализируйте положительные и отрицательные стороны работы с данным клиентом, оцените, стоит ли уровень дохода от сделок с ним вашего времени, нервов и усилий. Иногда, как и в случае с безответственным нарушителем рабочего порядка в вашем собственном офисе лучше на положительной ноте расстаться с клиентом, чем продолжать подобную практику работы себе во вред (и в убыток!).

Благодаря привычке наблюдать за внешними и внутренними аспектами работы в вашей клинике, стоматологии, салоне красоты или эстетическом центре вы выработаете несколько положительных привычек!

• Научитесь структурировать ситуацию и выстраивать логические связи между происшествиями.
• Поймете, как улаживать конфликты.
• Определите свои стандарты должности для сотрудников.
• Научитесь отказываться от убыточных проектов и клиентов в пользу дохода.
• Начнете делегировать задачи подчиненным.
• Перестанете работать за других и начнете распределять задачи между коллегами.
• Составите план работы в кризисной ситуации, выберете ответственного за решение таких моментов.
• Снизите уровень стресса и загруженности.
• Начнете зарабатывать.

Как бы ни было сложно в процессе, помните, что хаос можно обратить себе на пользу в организованный процесс!!!

Специально для руководителей клиник, стоматологий и салонов красоты мы разработали онлайн-программу повышения эффективности и делегирования задач подчиненным — «Взрывной 2018: увеличение дохода чужими руками». Присоединяйтесь!