Заказать звонок
Заказать звонок
Финансовое планирование и управление ключевыми показателями и доходом в частной клинике
Мой опыт работы с владельцами бизнеса показывает, что сейчас, к сожалению, в большинстве клиник система финансового планирования отсутствует. Это приводит к многочисленным финансовым трудностям – кассовым разрывам, сложностям с их погашением, с выплатой зарплат сотрудникам, к низкой прибыли.
«Неважно, сколько ты зарабатываешь, важно – сколько у тебя остается!»
Кроме того, я нередко встречала такие организации, которые зарабатывали, вроде бы, не так и мало, но в итоге становились банкротами. Поэтому самый главный вопрос финансового планирования: «Неважно, сколько ты зарабатываешь, важно – сколько у тебя остается!» Можно зарабатывать миллионы, но при этом тратить еще больше. Неразбериха с финансами, зачастую, приводит к тому, что у учредителей нет денег или у предприятия плохая кредитоспособность и платежеспособность. Поэтому крайне важно регулярно отслеживать основные финансовые показатели клиники и управлять бизнесом, опираясь на эти показатели.
В этой статье мы разберем самые главные ежедневные и еженедельные показатели, а также ключевые показатели, которые необходимо отслеживать управляющему. Рассмотрим правило процентовки и контроля расходов. Научимся создавать прибыль и резервы.
Первое, что необходимо понимать – для планирования дохода и расходов вам понадобятся все показатели деятельности сотрудников.
А чтобы добиваться максимальных результатов, подчиненным нужно ставить планы и отслеживать показатели каждого сотрудника и основные показатели работы предприятия в целом.
Вот что нужно отслеживать каждый день:
✅ Количество откликов.
✅ Отклики по направлениям.
✅ Отклики по источникам (эффективность рекламных каналов).
✅ Потраченный бюджет и его эффективность.
✅ Количество пациентов.
✅ Количество первичных пациентов.
✅ Количество комплексных пациентов.
✅ Сумма продаж планов лечения/депозитов.
✅ Сумма продаж сертификатов.
✅ Сумма продаж сопутствующих товаров.
✅ Выработка (сумма оказанных услуг).
✅ Средний чек и общий доход.
✅ Перезаписанные постоянные пациенты на повторный визит.
Например, в клинике было 30 пациентов в день, и из них перезаписалось 25. Это довольно хороший показатель. А если было 30, а перезаписалось всего 15, то должен возникнуть вопрос – почему люди не перезаписываются. Чаще всего происходит это потому, что большинство клиник просто не предлагает им перезаписаться. А причиной этому может быть то, что ваши сотрудники не обучены техникам сервисного общения и продаж. И прежде всего ваши врачи и специалисты не работают с планами лечения, не перенаправляют к другим специалистам клиник. И попросту не умею “продавать” комплексные планы лечения. В результату пациенты просто уходят и не возвращаются.
Если вы сталкиваетесь с такой проблемой и хотели бы обучить ваших врачей и специалистов сервисному общению и техникам “мягких” продаж. Записывайтесь на онлайн курс для врачей и специалистов. Или вы можете заказать у нас корпоративный тренинг и обучить всю вашу команду.
Это архиважный показатель. Ведь новые клиенты сейчас обходятся клинике очень дорого (в больших городах стоимость привлечения первичных клиентов составляет 3-4 тыс.рублей). Поэтому для того, чтобы окупить затраты на рекламу, необходимо перезаписывать таких пациентов или продавать им планы лечения.
Смотрите запись по всей клинике и по каждому специалисту. В случае если у кого-то из них перезапись слишком маленькая, необходимо разбирать это с сотрудником на планерке. Если он плохо оставляет пациентов, значит этот врач не умеет продавать, правильно общаться с клиентом, слишком рано делает презентацию лечения. Чтобы изменить ситуацию, нужно отправить его на тренинг по продажам.
Что это значит? Например, в клинике может быть 3, 5 или даже 20 кабинетов и за их загрузкой нужно следить ежедневно.
Планировать загрузку клинику лучше всего по кабинетам, а не по специалистам. Ведь врачам может хватать 6-7 пациентов в день в то время, как клиника работает 12 часов. Поэтому нужно, чтобы записей было не 6, а 12.
Расчет коэффициента использования кабинета и загрузки клиники.
Показатели:
Коэффициент использования (%) = ФИВ/КЧН *100.
Пример:
Медицинский центр работает с 9:00 до 21:00, следовательно, 12 часов * 31 день, получается 372 часа/норма.
Считаем, сколько процедуры заняли по времени
LPG за месяц 245 часов. Используем формулу: 245/372 * 100 = 65,8%.
Если вы будете анализировать таким образом загрузку по кабинетам, то вероятнее всего, увидите очень много «белых пятен» и провалов и поймете, что клиника на самом деле недозагружена. Вроде бы все бегают и все заняты – чай попить некогда, а по факту загрузка составляет всего 40-50%.
Целью для вас должна быть загрузка кабинетов на 70-80%.
Например, специалист работает по 7 или по 12 часов – всегда считайте, какой должна быть его максимальная загрузка. Для этого нужно сравнить его фактические часы с нормо-часами и показать специалисту, насколько он реально загружен и какой у него есть потенциал.
Все эти показатели необходимо контролировать ежедневно, а каждое утро на планерке сотрудники должны по ним отчитываться. Возможно, вам кажется, что показателей слишком много. Но на самом деле – это и составляет планирование вашего дохода и загрузки клиники. И начинать нужно с маркетинга. Поскольку именно он обеспечивает клинику клиентами.
Планированием дохода нельзя заниматься просто время от времени, раз месяц или еженедельно. Это нужно делать каждый день! Рабочий день должен начинаться с планерки с руководителями и с сотрудниками. С каждым звеном необходимо планировать какие-то определенные статьи дохода, за которые отвечают эти сотрудники.
Особое внимание нужно уделять управленческому маркетингу. Здесь важно понимать, во сколько клинике обходятся потенциальные клиенты. Есть ли они в принципе? Работает ли реклама? Если она не работает, значит нужно быстро что-то менять. Если реклама становится слишком дорогой и этот момент вовремя не отследить, то можно просто «слить» рекламный бюджет. Поэтому бюджет нужно контролировать каждый день и следить за эффективностью рекламного объявления. Она выражается в количестве заявок, звонков и откликов по направлениям. То есть, на какую акцию или спецпредложение целевая аудитория отреагировала лучше всего.
Управляющий и владелец клиники должны регулярно работать с маркетологами, анализировать показатели, источники трафика и вникать в каждую «щелочку». Только такая стратегия позволит избежать «слива» рекламного бюджета и повысить эффективность маркетинговой активности. Важно, чтобы рекламных каналов было много.